Management Consulting là gì? Xây dựng presentation chuẩn McKinsey Slide Deck

I. Management Consulting là gì?

Management Consulting (Tư vấn quản lý) là dịch vụ cung cấp lời khuyên chuyên môn và các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động, chiến lược, và quy trình của một tổ chức. Các công ty hoặc chuyên gia tư vấn quản lý làm việc với doanh nghiệp để xác định vấn đề. Từ đó đưa ra các phương án cải tiến, và hỗ trợ thực hiện những thay đổi cần thiết.

II. Vai trò của Management Consulting:

1. Tối ưu hóa hiệu suất: Management Consulting giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn bằng cách tái cơ cấu quy trình. Từ đó quản lý tài nguyên tốt hơn, và giảm chi phí.
2. Xây dựng chiến lược: Đề xuất các chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn để đạt được mục tiêu cụ thể.
3. Quản lý thay đổi: Hỗ trợ tổ chức trong việc thích nghi với các thay đổi. Như chuyển đổi công nghệ, sáp nhập, hay tái cấu trúc.
4. Cung cấp chuyên môn sâu: Đưa ra các phân tích và giải pháp dựa trên kinh nghiệm Management Consulting trong các lĩnh vực như tài chính, nhân sự, hoặc công nghệ.

III. Hướng dẫn xây dựng presentation chuẩn McKinsey Consultant

Bài viết này sẽ đề cập đến cấu trúc của một bài thuyết trình trong tư vấn quản lý, các yếu tố cốt lõi và những mẹo định dạng quan trọng. Các nguyên tắc này gần như giống hệt nhau giữa các công ty tư vấn hàng đầu như BCG, McKinsey, Bain, hay các hãng tư vấn khác. Mặc dù vẫn có sự khác biệt về thiết kế và phong cách trình bày.

Lưu ý: Loại thuyết trình mà ACE đề cập ở đây là dạng ‘corporate’ hoặc ‘management consulting’ presentations. Đây thường là những bài thuyết trình dài, chứa nhiều dữ liệu và được sử dụng làm cơ sở để đưa ra các quyết định và khuyến nghị phức tạp. ACE sẽ không nói đến các bài:

• Keynotes – thuyết trình dành cho hội thảo
• College projects – dự án đại học
• Design presentations – thuyết trình thiết kế

IV. Cấu trúc của một consulting presentation

Một bài consulting presentation hoàn chỉnh thường bao gồm năm phần chính:

1. Frontpage
2. Executive Summary
3. Body of Slides
4. Recommendation / Next Steps
5. Appendix

Chúng ta sẽ cùng phân tích chi tiết từng phần.

1. Section 1: Frontpage

Frontpage (trang bìa) thường bao gồm một vài yếu tố đơn giản: tiêu đề, phụ đề (nếu có), tên công ty, ngày và thời gian. Tiêu đề thường ngắn gọn, không quá 8 từ. Phụ đề là một dòng mô tả bổ sung tùy chọn. Dùng để giải thích chi tiết thêm về nội dung.

Trong lĩnh vực tư vấn, việc hiển thị tên công ty và sử dụng mẫu thiết kế thường phụ thuộc vào cách khách hàng muốn định vị công việc là internal (nội bộ) hay external (bên ngoài)

• Nếu khách hàng muốn định vị công việc là external, Frontpage sẽ hiển thị tên McKinsey (hoặc công ty tư vấn tương ứng) và sử dụng mẫu thiết kế, bảng màu đặc trưng của công ty.
• Ngược lại, nếu công việc được định vị là internal, các slide sẽ được thiết kế theo logo và mẫu thiết kế của doanh nghiệp.

2. Section 2: Executive summary

Executive Summary, đôi khi được gọi là ‘At A Glance’, là slide đầu tiên của bài thuyết trình và thường là slide mất nhiều thời gian nhất để viết và hoàn thiện.

Executive Summary tóm tắt ngắn gọn về:

• Key arguments (luận điểm chính)
• Storyline (mạch câu chuyện)
• Body slides (bằng chứng hỗ trợ từ phần nội dung chính)

Mục đích của Executive Summary là giúp người xem có được cái nhìn tổng quan nhanh chóng về bài thuyết trình. Từ đó nắm bắt các thông tin, khuyến nghị quan trọng nhất.

Executive Summary do McKinsey, Bain, và BCG thực hiện thường tuân theo mô hình Situation-Complication-Resolution (SCR). Đây là một cách tiếp cận đơn giản và hiệu quả. Dễ dàng truyền tải toàn bộ mạch câu chuyện của slide deck.

3. Section 3: Body of slides

Đây là phần trung tâm của bài thuyết trình. Thường bao gồm hơn 50 slide chứa nội dung định lượng và định tính. Để tránh hiệu ứng “death-by-PowerPoint”, điều quan trọng là phải cấu trúc rõ ràng và thu hút cả mạch truyện tổng thể lẫn từng slide riêng lẻ.

“Death-by-PowerPoint” là hiện tượng bài thuyết trình PowerPoint quá dài, nhàm chán hoặc thiết kế kém. Khiến khán giả mất tập trung và khó tiếp nhận thông tin hiệu quả.

Giờ chúng ta sẽ bắt đầu với cách các chuyên gia tư vấn thiết kế từng slide cụ thể.

The Anatomy of a Slide – Cấu Trúc Cơ Bản Của Một Slide

Ở dạng cơ bản nhất, mỗi slide đều sẽ cần bao gồm 3 phần chính:

1. Action Title – Một câu tiêu đề diễn đạt ý nghĩa hoặc thông tin cốt lõi.
2. Subheadings – Giải thích loại dữ liệu nào đang được sử dụng để chứng minh thông tin đó.
3. Slide Body – Dữ liệu thực tế được sử dụng để chứng minh thông tin (bao gồm văn bản, số liệu, hình ảnh minh họa, hoặc chú thích).

Có 1 nguyên tắc chung ở đây: Action Title không nên chứa bất kỳ nội dung nào không được chứng minh trong phần Slide Body. Và Slide Body không nên bao gồm các yếu tố không liên quan đến Action Title.

1. Action Title

Khi trở thành một Management Consulting, một trong những điều đầu tiên bạn được dạy là:

Slide title nên luôn là một “action title” diễn đạt ý nghĩa cốt lõi hoặc “so-what” của slide đó.

Các bài thuyết trình thường được đọc bởi các lãnh đạo siêu bận rộn. Vậy Action titles giúp slide dễ hiểu hơn vì người đọc không cần phải đi sâu vào chi tiết của phần nội dung để nắm bắt ý chính.

Ví dụ:

Hãy tưởng tượng bạn đang tạo một slide “trình bày sự phát triển của doanh thu và chi phí qua các năm cho một đơn vị kinh doanh”.

• Passive title sẽ là:” Historical development in Revenue and Costs”. Với tiêu đề này, người đọc phải nghiên cứu biểu đồ để suy luận ra “so-what” của slide.
• Action title sẽ là : “Over the last 5 years, costs have grown 10% per year, which is double revenue growth”. Với tiêu đề này, người đọc ngay lập tức hiểu được thông điệp của slide. Họ có thể chọn xem kỹ dữ liệu trên slide nếu muốn đi sâu vào chi tiết.

Đọc thêm bài viết về Action Title để hiểu rõ tầm quan trọng của Action titles trong 1 bài thuyết trình chuyên nghiệp

2. Subheadings

Hãy lưu ý Subheadings được sử dụng để cung cấp một bản tóm tắt rõ ràng về dữ liệu được sử dụng nhằm chứng minh thông tin trong action title. Hoặc bổ sung thêm một số chi tiết cho thông điệp chính. Subheadings cần viết ngắn gọn và súc tích.

Ví dụ cho subheadings:

• Sales of personal luxury goods, US Market, $ billions
• Forecasted evolution of battery cell costs by 2030 ($/kWh)

Sử dụng Subheadings hiệu quả sẽ giúp khán giả dễ dàng hiểu ngữ cảnh và dữ liệu hỗ trợ mà không cần phải mất nhiều thời gian phân tích slide.

3. Slide Body

Một slide body rõ ràng và súc tích là yếu tố cốt lõi để truyền tải hiệu quả các insight đến khán giả. Thông điệp chính của slide, được trình bày trong action title, cần được hỗ trợ bởi tất cả các thông tin liên quan. Và được trình bày theo cách đơn giản nhất có thể.

Nguyên Tắc Cần Lưu Ý

Bạn có thể đã thực hiện rất nhiều nghiên cứu và dễ bị cám dỗ để đưa vào tất cả các dữ liệu thú vị mà bạn tìm thấy.

Hãy tránh điều này.

Thay vào đó, hãy loại bỏ mọi thông tin và số liệu không trực tiếp hỗ trợ insight chính được nêu trong tiêu đề.

Ví dụ:

Trong ví dụ này, tiêu đề rất rõ ràng và nội dung của slide chỉ tập trung chứng minh và hỗ trợ thông điệp chính của slide.

Khi tạo slide, bạn không nhất thiết luôn bắt đầu với tiêu đề và sau đó điền dữ liệu để hỗ trợ tiêu đề đó. Thường thì đây là một quy trình lặp lại. Trong đó bạn thử nghiệm các tiêu đề khác nhau để nắm bắt dữ liệu đã thu thập và đảm bảo tính logic trong storyline tổng thể.

Bây giờ, khi chúng ta đã hiểu rõ các thành phần cấu thành một slide hiệu quả, hãy chuyển sang cách Management Consulting của McKinsey, BCG, và Bain xây dựng một storyline mạch lạc.

Horizontal Flow: The Structure of a Storyline

“Storyline” là cách cấu trúc slide deck hoặc, nói cách khác, là flow của các slide. Cách xây dựng storyline của các tư vấn viên tại McKinsey, Bain, và BCG thường được điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, nhìn chung, các storyline trong tư vấn đều tuân theo mô hình SCR (situation-complication-resolution).

Đọc thêm bài viết này để tìm hiểu về SCR và SCR Framework

SCR Framework

SCR Framework là một phương pháp phổ biến của Management Consulting. Giúp cấu trúc các phát hiện của bạn theo cách rõ ràng, ngắn gọn, hấp dẫn và trực quan. Dưới đây là ý nghĩa của từng phần trong mô hình này:

1. Situation (Tình huống):

Situation là điểm xuất phát hoặc bối cảnh của vấn đề bạn đang xử lý. Nó có thể bao gồm thông tin về trạng thái hiện tại, bối cảnh của vấn đề. Hoặc các chi tiết liên quan để thiết lập cơ sở ban đầu. Situation có thể tập trung sâu hơn vào một cơ hội hoặc mối đe dọa cụ thể.

2. Complication (Thách thức):

Phần Complication là vấn đề cụ thể phát sinh trong tình huống đó. Complication có thể là một rào cản, một diễn biến bất ngờ. Hoặc một trở ngại lớn cần vượt qua. Complication cũng có thể là các khoảng trống về năng lực cần được lấp đầy để nắm bắt cơ hội.

3. Resolution (Giải pháp):

Phần Resolution là giải pháp đề xuất cho thách thức hoặc vấn đề. Resolution cần là một kế hoạch rõ ràng, có thể hành động. Nhằm tiến về phía trước và khắc phục thách thức. Resolution bao gồm các bước cụ thể cần thực hiện, nguồn lực cần thiết. Hoặc các chi tiết khác đảm bảo thành công.

Storyline của bạn cần rõ ràng ngay từ cấp độ tiêu đề của các slide. Và đây là lý do action titles rất quan trọng.

Khán giả chỉ cần đọc qua các action titles để:

• Hiểu được các kết luận chính.
• Hiểu cách bạn đi đến các kết luận đó thông qua phân tích.

Nói cách khác, action titles của bạn cần liên kết mạch lạc như một câu chuyện. Và có thể đọc độc lập mà vẫn nắm bắt được nội dung chính.

4. Section 4: Recommendation / Next Steps

Recommendation / Next Steps (kết luận / khuyến nghị) là một phần quan trọng trong bất kỳ bài thuyết trình tư vấn nào. Các slide này phác thảo các hành động hoặc phản hồi cần thiết để giải quyết tình huống và thách thức đã được trình bày trước đó trong slide deck. Phần này thường bao gồm cả kế hoạch triển khai và các bước hành động ngay lập tức.

Mặc dù có sự linh hoạt trong việc bố trí các slide Recommendation / Next Steps, ba guidelines sau sẽ giúp bạn tạo ra các khuyến nghị hiệu quả, dễ hiểu và dễ thực hiện:

1. Groups: Nhóm các Recommendations theo danh mục để giúp người đọc dễ dàng hiểu được cấu trúc và ý chính.
2. Labeling: Gắn nhãn label hoặc đánh số các nhóm và/hoặc từng Recommendation riêng lẻ để người đọc dễ dàng theo dõi cấu trúc khi bạn thảo luận qua nhiều slide.
3. Active Voice: Viết Recommendations bằng giọng văn chủ động. Bắt đầu bằng các từ hành động (verbs) như “”Grow…”, “Minimize…”, “Improve…”, “Increase…”, “Target…”, “Increase…”, etc.

Dưới đây là một vài ví dụ thực tế từ các presentation deck kinh điển của McKinsey, BCG, và Bain:

5. Section 5: Appendix

Appendix (Phụ lục), còn được gọi là các backup pages. Thường dài hơn đáng kể so với phần nội dung chính của bài thuyết trình. Trong khi phần nội dung chính kể câu chuyện, thì phụ lục chứa các chi tiết và bằng chứng hỗ trợ liên quan nhưng vượt ra ngoài phạm vi của mạch truyện chính.

Nói cách khác, hãy giữ Storyline của phần main deck (nội dung chính) ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể. Và chuyển tất cả tài liệu hỗ trợ cũng như chi tiết bổ sung sang phần Appendix. Ở đây, Appendix sẽ không làm gián đoạn mạch truyện nhưng vẫn luôn có sẵn để người đọc tham khảo khi cần thiết.

V. Tạm kết

Bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu mọi khía cạnh về Management Consulting và cách xây dựng presentation chuẩn McKinsey Slide Deck. Việc nắm vững mọi định nghĩa về Management Consulting sẽ giúp bạn định hình được rõ hơn cho các dự đình nghề nghiệp trong tương lai. Bên cạnh đó, tìm hiểu thêm về lộ trình 5 bước quan trọng trong phân tích dữ liệu chuẩn chuyên gia sẽ giúp chặng đường chinh phục thế giới dữ liệu hiện đại của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nếu bạn yêu thích bài viết này, đừng quên khám phá Khoá học phân tích dữ liệu: Data Storytelling Mastery của ACE Academy cùng với các mẫu bài thuyết trình và tài liệu tư vấn – tất cả đều được tạo bởi các cựu chuyên gia tư vấn từ BCG, McKinsey và Bain.