Executive Summary là gì? Công thức viết Executive Summary chuẩn chuyên gia

Hy vọng bài viết này sẽ mang đến cho bạn nhiều góc nhìn hữu ích về thế giới phân tích dữ liệu.

Author: Alice Mai | Founder & Lead Instructor of ACE Academy

Executive Summary là một trong những phần quan trọng nhất trong bất kỳ bản trình bày hay báo cáo chiến lược nào. Tại các công ty tư vấn hàng đầu như McKinsey, BCG và Bain, Executive Summary không chỉ là phần mở đầu, mà còn là nơi “bán” toàn bộ ý tưởng – nếu phần này không rõ ràng, người đọc sẽ không muốn đọc tiếp phần còn lại.

Vậy cách để viết một Executive Summary “chuẩn consultant” là gì? Trong bài viết này, ACE Academy sẽ hướng dẫn bạn từng bước để xây dựng một Executive Summary chuyên nghiệp, ngắn gọn, logic. Và có khả năng thuyết phục ngay từ cái nhìn đầu tiên.

I. Executive Summary là gì?

Executive Summary (tạm dịch: Tóm tắt dự án) là slide đầu tiên (hoặc phần mở đầu) trong một bản trình bày hoặc báo cáo, dùng để:

• Trình bày tóm tắt toàn bộ nội dung chính của tài liệu.
• Truyền tải thông điệp và kết luận quan trọng nhất tới người ra quyết định.
• Tạo động lực cho người xem muốn đọc sâu và hành động.

Đây là công cụ tối quan trọng trong các buổi pitching, báo cáo kết quả phân tích, hoặc đề xuất chiến lược. Nơi bạn chỉ có một cơ hội duy nhất để tạo ấn tượng đầu tiên.

II. Khi nào cần dùng Executive Summary?

• Khi bạn đang viết báo cáo tư vấn, báo cáo chiến lược, hoặc proposal dự án.
• Khi đối tượng người đọc là lãnh đạo cấp cao, họ không có thời gian đọc từng trang.
• Khi cần tổng hợp toàn bộ phân tích, đề xuất và hành động trong một trang duy nhất.

Để học toàn diện cách trình bày theo phong cách McKinsey, bạn có thể đọc thêm về Học cách làm presentation như Management Consultant tại McKinsey Blog: Management Consulting là gì? Xây dựng presentation chuẩn McKinsey Slide Deck

III. Thành phần chính của một slide Executive Summary chuẩn cấu trúc SCQA là gì?

Một executive summary chuẩn cung cấp toàn bộ thông tin quan trọng trong một slide duy nhất. Mục tiêu là truyền đạt được càng nhiều thông tin càng tốt trong số từ ngắn gọn nhất.Để đạt được mục tiêu này, bạn nên tập trung vào các thành phần chính sau khi xây dựng executive summary slide:

1. [Optional] Objective (Mục tiêu): Trả lời câu hỏi: Tại sao chúng ta trình bày chủ đề này?

1. Đề cập ngắn gọn lý do tổ chức cần giải quyết vấn đề.
2. Nếu bạn đang pitching cho ban giám đốc, mục tiêu này cần gắn trực tiếp với KPI hoặc chiến lược tổ chức.

2. Situation (Tình huống): Thiết lập nền tảng cho người đọc:

1. Điều gì đang diễn ra?
2. Những dữ kiện quan trọng nào cần biết trước khi vào vấn đề?

3. Complication (Vấn đề hoặc Thách thức): Đây là phần trung tâm của Executive Summary – cần nêu rõ:

1. Vấn đề lớn nhất đang xảy ra là gì?
2. Nguyên nhân gốc rễ là đâu?
3. Tác động tiêu cực nếu không giải quyết là gì?

4. Resolution (Giải pháp): Đưa ra giải pháp cụ thể, không nói chung chung.

1. Nêu hành động, dự án, hoặc chiến lược bạn muốn thực thi.
2. Dẫn chứng bằng dữ liệu phân tích hoặc kết quả thử nghiệm nếu có.

5. [Optional] Benefits (Lợi ích mang lại): Nếu giải pháp được triển khai, doanh nghiệp được gì?

1. Lợi ích về tài chính (tăng doanh thu, giảm chi phí)
2. Lợi ích về vận hành (giảm thời gian xử lý, tăng sự hài lòng khách hàng)
3. Gắn kết lợi ích với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

6. Call to Action (Hành động cần thực hiện): Kết thúc slide bằng một đề xuất hành động rõ ràng:

1. Ai sẽ thực hiện?
2. Thời gian nào?
3. Nguồn lực cần thiết?

Đây là phần giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng.

Cấu trúc này tương tự với khung SCQA (situation-complication-question-answer). Giúp trình bày thông tin một cách mạch lạc và dễ hiểu.

Đọc thêm bài về SCR và ứng dụng SCR Frameworks trong thuyết trình chuyên nghiệp để trang bị thêm các kiến thức về SCR Frameworks.

Bảng tóm tắt 6 thành phần của Executive Summary

IV. Làm sao để phân tích chi tiết từng thành phần của Executive Summary?

Dưới đây là phân tích chi tiết từng thành phần của executive summary. Và cách sử dụng chúng để tạo ra một slide hiệu quả theo phương pháp của McKinsey/BCG/Bain.

1. Objective

Objective (Mục tiêu) của executive summary cần được trình bày ngắn gọn, định nghĩa rõ ràng mục đích của bài thuyết trình. Và lý do tại sao khán giả cần hiểu các điểm chính.

Để viết Objective hiệu quả, cần cân nhắc các yếu tố sau:

• Who – Ai là đối tượng mục tiêu?
• What – Điểm chính nào khán giả cần hiểu?
• What – Mục đích của bài presentation là gì?
• Why – Tại sao việc hiểu các điểm chính lại quan trọng đối với khán giả?

Ví Dụ:

“Bài thuyết trình này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về trạng thái hiện tại của ngành. Và làm nổi bật các xu hướng chính cũng như cơ hội tăng trưởng.”

2. Situation

Situation (bối cảnh hoặc tình hình) của Executive Summary cung cấp ngữ cảnh phù hợp giúp khán giả hiểu rõ hơn về vấn đề hoặc cơ hội đang được đề cập.

Situation nên bao gồm:

• Thông tin cơ bản liên quan đến ngành, thị trường hoặc tổ chức.
• Các xu hướng hoặc sự phát triển chính liên quan đến vấn đề hoặc cơ hội đang được đề cập.
• Thông tin lịch sử quan trọng giúp giải thích tình hình hiện tại.

Một số câu hỏi cần đặt ra khi xây dựng phần bối cảnh:

• Ngữ cảnh của vấn đề hoặc cơ hội được đề cập là gì?
• Những yếu tố chính nào đã dẫn đến tình hình hiện tại?
• Các yếu tố lịch sử hoặc đặc thù của ngành nào quan trọng để hiểu vấn đề hoặc cơ hội này?

3. Complication

Phần Complication (vấn đề) trong Executive Summary cần xác định rõ ràng và ngắn gọn lý do tại sao tình huống đó cần có hành động, có thể là do một vấn đề nghiêm trọng hoặc một cơ hội tiềm năng. Phần này cần xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc cơ hội và những tác động của nó đối với tổ chức.

Các câu hỏi cần đặt ra trong phần này:

• Vấn đề hoặc cơ hội mà bài thuyết trình đang giải quyết là gì?
• Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc cơ hội là gì?
• Tác động của vấn đề hoặc cơ hội này đối với tổ chức là gì?

4. Resolution

Resolution (giải pháp) trong Executive Summary trình bày phương án hoặc chiến lược được đề xuất để giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội đã xác định. Resolution nên bao gồm một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về cách tiếp cận. Và các thông tin hoặc bằng chứng hỗ trợ liên quan.

Các câu hỏi cần đặt ra trong phần này:

• Phương án đề xuất để giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội là gì?
• Những yếu tố chính của chiến lược là gì?
• Những lợi ích hoặc kết quả kỳ vọng từ phương án này là gì?
• Có bằng chứng nào để hỗ trợ cho giải pháp hoặc chiến lược được đề xuất không?

5. Benefits (optional)

Benefits (lợi ích) trong Executive Summary trình bày một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về các lợi ích hoặc kết quả kỳ vọng từ việc thực hiện giải pháp được đề xuất. Phần này là tùy chọn và đôi khi được đưa vào dưới dạng gạch đầu dòng trong phần giải pháp.

Các câu hỏi cần đặt ra trong phần này:

• Lợi ích hoặc kết quả chính từ việc thực hiện giải pháp được đề xuất là gì?
• Lợi ích hoặc kết quả phụ nào có thể đạt được?
• Những lợi ích này sẽ tác động như thế nào đến tổ chức và các bên liên quan?

Ví dụ:“Cách tiếp cận được đề xuất sẽ tạo ra doanh thu tăng thêm 10 triệu USD, giảm chi phí 5%, và tăng mức độ hài lòng của khách hàng lên 10%. Điều này sẽ giúp cải thiện lợi nhuận, tạo ra cơ hội tăng trưởng mới, và củng cố vị thế cạnh tranh của chúng ta trong ngành.”

6. Call to Action

Call to Action (kêu gọi hành động) trong Executive Summary cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về các hành động hoặc quyết định chính cần được thực hiện bởi khán giả để triển khai giải pháp được đề xuất. Phần này đôi khi được trình bày dưới dạng gạch đầu dòng trong phần giải pháp.

Các câu hỏi cần đặt ra trong phần này:

• Những hành động hoặc quyết định nào được đề xuất cần được thực hiện?
• Ai cần thực hiện những hành động hoặc đưa ra các quyết định này?
• Timeline để triển khai giải pháp được đề xuất là gì?

Ví dụ:

• “Phê duyệt ngân sách cho dự án trước ngày 30 tháng 1.”
• “Giao nhóm kỹ thuật bắt đầu triển khai giải pháp trong quý 2 năm 2025.”
• “Tổ chức cuộc họp với các bên liên quan chính vào tuần tới để điều chỉnh các mục tiêu và lộ trình triển khai.”

V. Executive summary example: Phân tích Slide Executive Summary chuẩn tư duy McKinsey/BCG – Ví dụ từ BCG

Slide bên dưới là ví dụ thật từ BCG, sử dụng cấu trúc tư duy SCQA để trình bày một vấn đề lớn về hệ thống chăm sóc sức khoẻ.

BCG đã sử dụng một slide duy nhất để:

• Tóm tắt toàn bộ bối cảnh, vấn đề, giải pháp, và hành động khuyến nghị.
• Dẫn dắt câu chuyện một cách mạch lạc từ hiện trạng đến chiến lược.
• Kết nối nội dung với các mục tiêu chiến lược quốc gia (trong trường hợp này là hệ thống y tế Thụy Điển).

Cấu trúc của slide này tuân thủ gần như hoàn hảo mô hình SCQA – Situation, Complication, Resolution, Call to Action, một trong những framework tư duy trình bày phổ biến nhất trong giới consulting.

Objective – Mục tiêu của slide (ẩn nhưng định hướng rõ)

Dù không ghi rõ “Objective” ở đầu slide, toàn bộ nội dung đều xoay quanh một câu hỏi chiến lược rõ ràng: Làm sao để Thụy Điển xây dựng được một nền tảng chăm sóc sức khoẻ hàng đầu thế giới dựa trên kết quả (outcome-based)?

Đây là cách các consultant cao cấp thường viết Objective: lồng ghép khéo léo vào phần mở đầu để định hướng tư duy người đọc, thay vì tách riêng.

Situation – Bối cảnh hiện tại

“Providing high quality healthcare at reasonable cost is one of the most pressing issues facing industrialized countries today”

• BCG đặt nền tảng bằng việc chỉ ra đây là một vấn đề mang tính toàn cầu, nhưng Thụy Điển đang ở vị trí đặc biệt (“with additional challenge from drop in healthcare activity”).
• Họ sử dụng dữ kiện thực tế để minh hoạ: chi tiêu y tế không bền vững, nhu cầu cải cách tăng.

Complication – Thách thức chiến lược

“Emerging health care ‘value paradigm’ will increase industry productivity by focusing on outcomes/cost”

• Ở đây, BCG không chỉ nêu thách thức mà còn đưa ra một xu hướng mới (“value paradigm”) đang thay đổi cách vận hành ngành y tế.
• Slide phân tích rõ vấn đề: các hệ thống y tế hiện tại tập trung vào chi phí, nhưng chưa tối ưu hoá theo kết quả điều trị.

Đây là phần “gây căng thẳng” trong SCQA – khiến người đọc thấy được sự cấp thiết cần thay đổi.

Resolution – Giải pháp đề xuất

“With shared vision and a coherent national strategy, Sweden could build world-leading platform in value-based healthcare within 10 years”

• Phần này đưa ra chiến lược giải pháp: cần một tầm nhìn chung, khung chiến lược toàn quốc, và chính sách thúc đẩy minh bạch & đổi mới trong chăm sóc y tế.
• Họ nhấn mạnh vai trò của nền tảng kiểm thử (platform for industry to develop and test products)

[Optional] Benefits – Lợi ích tiềm năng

• Dù không có phần “Benefits” riêng, lợi ích đã được ẩn trong phần giải pháp: nâng cao chất lượng chăm sóc, hiệu quả hệ thống, và vị thế toàn cầu của Thụy Điển.
• Đây là kỹ thuật thường thấy trong McKinsey/BCG – không viết “Lợi ích là…” nhưng làm người đọc thấy rõ giá trị tiềm tàng.

Call to Action – Hành động cần thiết

“Swift action needed to leverage ~5-year window of opportunity”

• Đây là phần “cắn câu”: nếu bạn tin rằng giải pháp là đúng, thì bây giờ là lúc để hành động.
• Cụ thể hoá Call to Action bằng 3 gạch đầu dòng: vai trò của nhà nước, sự tham gia của các bên liên quan, và xây dựng nền tảng dữ liệu quốc gia.

Sẽ có nhiều format của Executive Summary tuỳ theo ngữ cảnh của bài báo cáo thuyết trình. Như ví dụ dưới đây là 1 version khác của BCG, và của McKinsey slide deck

VI. Tips and Tricks: Bí quyết sử dụng Executive Summary là gì?

Áp dụng Pyramid Principle:

• Giao tiếp theo phong cách ‘top-down’ hoặc pyramid: bắt đầu với kết luận và sau đó cung cấp thông tin hỗ trợ.
• Viết thông điệp quan trọng nhất của mỗi phần dưới dạng văn bản in đậm, sau đó bổ sung bằng số liệu và thông tin hỗ trợ dưới dạng gạch đầu dòng.
• Đọc lại phần văn bản in đậm để kiểm tra xem câu chuyện tổng thể có logic và dễ hiểu không.

Link về blog Pyramid Principle

Tập trung vào giải pháp/khuyến nghị:

• Dành phần lớn nội dung của Executive Summary để tập trung vào giải pháp/khuyến nghị, thay vì trình bày chi tiết tình hình và phân tích hỗ trợ.
• Tóm tắt điều hành không phải là một bản báo cáo từng bước về dự án mà là một tài liệu quyết định, giúp khán giả hiểu các giải pháp đề xuất và bối cảnh cần thiết để nắm được kết quả kỳ vọng.
• Đọc lại và loại bỏ bất kỳ nội dung nào không trực tiếp liên quan đến việc quyết định hoặc đồng ý với giải pháp được đề xuất.

Giữ nội dung đơn giản:

• Cố gắng giữ Executive Summary trong phạm vi một slide (đôi khi hai).
• Loại bỏ những từ ngữ và câu không cần thiết, đảm bảo rằng mỗi câu đều đóng góp giá trị cho thông điệp tổng thể.

Trở thành chuyên gia trực quan hoá dữ liệu cùng ACE Academy

Bài viết này đã giúp bạn phần nào hiểu được Executive Summary là gì và các tips để viết một Executive Summary chuyên nghiệp. Slide Executive Summary của BCG cho thấy sức mạnh của tư duy có cấu trúc, trình bày thuyết phục, và định hướng hành động. Đây chính là kỹ năng nền tảng trong mọi lĩnh vực từ tư vấn, phân tích dữ liệu, đến lãnh đạo chiến lược.

Tại ACE Academy, bạn không chỉ học cách làm slide – mà còn học cách tư duy như một consultant thực thụ.

Để có thể xây dựng được một bài thuyết trình chuyên nghiệp theo phong cachs McKinsey, việc hiểu về công cụ cũng như có đủ kỹ năng trực quan hóa dữ liệu là vô cùng quan trọng và cần thiết. Bạn có thể thành thạo về cách làm chart, nhưng việc sắp xếp nó và biến nó trở thành insight quan trọng, trở thành một câu chuyện dữ liệu có ý nghĩa, dễ hiểu và thuyết phục người xem lại đòi hỏi thêm nhiều kĩ năng storytelling quan trọng khác nữa.

Để trang bị thật tốt kĩ năng này, tham khảo ngay khoá học Data Storytelling Mastery tại ACE Academy. Khóa học được thiết kế tinh gọn, thực tế từ các chuyên gia hàng đầu, trang bị cho bạn mọi kỹ năng trực quan hóa dữ liệu chuyên nghiệp, giúp bạn tự tin hơn khi đứng trước mặt cấp trên hay khách hàng.

FAQ/Cheat Sheet: Executive Summary Essentials

About the author

Alice Mai

Founder & Lead Instructor of ACE Academy

Cô Alice là founder tại ACE Academy – nền tảng đào tạo kỹ năng phân tích dữ liệu và tư duy kinh doanh thực chiến. Cô đồng thời là chuyên gia tư vấn tại ACE Partners Consulting & 180 Systems Canada, tập trung vào chiến lược, digital marketing và chuyển đổi số cho các doanh nghiệp. Với hơn 15 năm kinh nghiệm tại các tập đoàn đa quốc gia như TikTok, Lazada và ACFC, Alice kết hợp giữa tư duy lãnh đạo và công nghệ để kiến tạo giải pháp giáo dục phù hợp cho thế hệ trẻ trong thời đại AI.

Linkedin Threads Facebook