Hy vọng bài viết này sẽ mang đến cho bạn nhiều góc nhìn hữu ích về thế giới phân tích dữ liệu.
Author: Kim Trương | Co-founder of ACE Academy
Nếu bạn đã từng làm việc với Excel, chắc hẳn bạn đã nghe đến hàm XLOOKUP. Đây là một hàm cực kỳ hữu ích, đơn giản hóa việc tìm kiếm và truy xuất thông tin. Hàm XLOOKUP trong Excel không chỉ thay thế cho hàm VLOOKUP truyền thống mà còn cung cấp nhiều tính năng linh hoạt hơn. Từ đó, giúp bạn dễ dàng thao tác tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Trong bài viết này, ACE Academy sẽ cùng bạn khám phá cách sử dụng hàm XLOOKUP từ cơ bản đến nâng cao. Kèm theo các ví dụ thực tế để bạn có thể áp dụng ngay vào công việc của mình.
1. Hàm XLOOKUP là gì?
Hàm XLOOKUP trong Excel ( Microsoft ) là một hàm tìm kiếm mới. Đã được cải tiến và linh hoạt hơn so với các hàm cũ như VLOOKUP, HLOOKUP và LOOKUP. Ở hàm XLOOKUP, cho phép bạn tìm kiếm một giá trị trong một cột hoặc hàng. Rồi trả về một giá trị từ một cột hoặc hàng tương ứng. Đặc biệt, XLOOKUP còn có những ưu điểm như:
- Tính linh hoạt: Hàm XLOOKUP có thể tìm kiếm theo cả chiều ngang và chiều dọc, điều mà hàm VLOOKUP không thể làm.
- Đơn giản hóa các công thức: Không cần phải nhớ vị trí cột; bạn chỉ cần chỉ định phạm vi cần trả về.
- Cải thiện hiệu suất: XLOOKUP ít có khả năng gây ra lỗi trong khi tính toán so với các hàm tìm kiếm truyền thống.
2. Hàm XLOOKUP trong Excel sử dụng như thế nào?
Tra cứu và lấy giá trị trong bảng hoặc mảng. Giá trị khớp trong mảng trả về
Cú pháp
=XLOOKUP(lookup_value,lookup_array,return_array,[not_found],[match_mode],[search_mode])
lookup_value – Giá trị tra cứu.
lookup_array – Mảng hoặc phạm vi cần tìm kiếm.
return_array – Mảng hoặc phạm vi trả về.
not_found – [tùy chọn] Giá trị trả về nếu không tìm thấy kết quả khớp.
match_mode – [tùy chọn]
- 0 = dò tìm chính xác (mặc định),
- -1 = dò tìm chính xác hoặc nhỏ nhất tiếp theo
- 1 = dò tìm chính xác hoặc lớn hơn tiếp theo
- 2 = dò tìm ký tự đại diện.
search_mode – [tùy chọn]
- 1 = tìm kiếm từ đầu tiên (mặc định)
- -1 = tìm kiếm từ cuối cùng,
- 2 = tìm kiếm nhị phân tăng dần,
- -2 = tìm kiếm nhị phân giảm dần.
3. Làm sao để sử dụng hàm Xlookup và các nguyên tắc cơ bản?
3.1 Dò tìm chính xác cơ bản
Theo mặc định, XLOOKUP sẽ thực hiện dò tìm chính xác. Trong ví dụ bên dưới, XLOOKUP được sử dụng để truy xuất số tiền Doanh Thu từ cột E dựa trên dò tìm chính xác trên Phim trong cột B. Công thức trong H5 là:
Cú pháp
=XLOOKUP(lookup_value;lookup_array;return_array)
3.2 Dò tìm gần đúng cơ bản
Để bật tính năng dò tìm gần đúng, hãy cung cấp giá trị cho đối số match_mode. Trong ví dụ bên dưới, XLOOKUP được sử dụng để tính toán chiết khấu dựa trên số lượng, yêu cầu dò tìm gần đúng. Công thức trong F5 đặt match_mode thành -1 để bật tính năng dò tìm gần đúng với hành vi “dò tìm chính xác hoặc nhỏ nhất tiếp theo”
Cú pháp
=XLOOKUP(lookup_value;lookup_array;return_array;[if_not_found];[match_mode])
3.3 Hàm XLOOKUP trả về nhiều giá trị
XLOOKUP có thể trả về nhiều hơn một giá trị cùng lúc cho cùng một kết quả khớp. Ví dụ bên dưới cho thấy cách XLOOKUP có thể được sử dụng để trả về ba giá trị với một công thức duy nhất. Công thức trong C5 là:
Cú pháp
=XLOOKUP(lookup_value;lookup_array;return_array)
Lưu ý mảng trả về (C8:E15) bao gồm 3 cột: Tên, Họ và Phòng ban. Cả ba giá trị đều được trả về và tràn vào phạm vi C5:E5.
3.4 Hàm XLOOKUP tra cứu hai chiều
XLOOKUP có thể được sử dụng để thực hiện tra cứu hai chiều, bằng cách lồng một XLOOKUP vào bên trong một XLOOKUP khác. Trong ví dụ dưới đây, XLOOKUP “bảng 1” truy xuất toàn bộ một hàng (tất cả các giá trị cho Gold), được chuyển giao cho XLOOKUP “bảng 2” làm mảng trả về. XLOOKUP bên ngoài tìm nhóm thích hợp (C) và trả về giá trị tương ứng (22.250) làm kết quả cuối cùng.
Cú pháp
=XLOOKUP(lookup_value;lookup_array;return_array(lookup_value;lookup_array;return_array))
3.5 Hàm XLOOKUP thông báo lỗi không tìm thấy
Khi XLOOKUP không tìm thấy kết quả dò tìm, nó sẽ trả về lỗi #N/A, giống như các hàm dò tìm khác trong Excel. Không giống như các hàm dò tìm khác, XLOOKUP hỗ trợ một đối số tùy chọn được gọi là not_found có thể được sử dụng để ghi đè lỗi #N/A khi lỗi này sẽ xuất hiện. Các giá trị thông thường cho not_found có thể là “Not found”, “No match”, “No result”, v.v. Ví dụ, để hiển thị “Không tìm thấy tên phim” khi không tìm thấy phim khớp, bạn có thể sử dụng công thức như sau:
Cú pháp
=XLOOKUP(lookup_value;lookup_array;return_array;"Không tìm thấy tên phim")
Bạn có thể tùy chỉnh thông báo này theo ý muốn: “Không khớp”, “Không tìm thấy phim”, “Not found”, v.v.
Lưu ý: Hãy cẩn thận nếu bạn cung cấp một chuỗi rỗng (“”) cho not_found. Nếu không tìm thấy kết quả dò tìm, XLOOKUP sẽ không hiển thị gì thay vì #N/A. Nếu bạn muốn thấy lỗi #N/A khi không tìm thấy kết quả dò tìm, hãy bỏ qua hoàn toàn đối số.
3.6 Một số lưu ý khác
- XLOOKUP có thể hoạt động với cả mảng dọc và mảng ngang.
- XLOOKUP sẽ trả về #N/A nếu không tìm thấy giá trị tra cứu.
- Giống như hàm INDEX , hàm XLOOKUP trả về kết quả là một tham chiếu .
- Kích thước của lookup_array phải tương thích với return_array , nếu không XLOOKUP sẽ trả về #VALUE!
- Nếu XLOOKUP trỏ tới Bảng Excel trong một sheet bên ngoài , sheet kia phải được mở, nếu không XLOOKUP sẽ trả về lỗi #REF!.
4. Lợi ích của XLOOKUP là gì?
XLOOKUP có một số lợi thế quan trọng so với VLOOKUP:
- XLOOKUP có thể tra cứu dữ liệu ở bên phải hoặc bên trái của giá trị tra cứu
- XLOOKUP mặc định là khớp chính xác
- XLOOKUP có thể làm việc với dữ liệu theo chiều dọc và chiều ngang
- XLOOKUP có thể thực hiện tìm kiếm ngược (từ cuối đến đầu)
- XLOOKUP có thể trả về toàn bộhàng hoặc cột , không chỉ một giá trị
5. Tạm kết
Hàm XLOOKUP là một hàm vô cùng mạnh mẽ và hữu ích. Giúp bạn tra cứu và lấy dữ liệu từ bảng một cách nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với các hàm tìm kiếm trước đây. Đây là một trong những hàm đóng vai trò rất quan trọng không chỉ cho riêng Excel, mà là cho cả ngành phân tích dữ liệu nói chung.
Hiểu rõ về cách sử dụng và nguyên tắc hoạt động của hàm XLOOKUP sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình xử lí dữ liệu. Nếu bạn đang quan tâm về phân tích dữ liệu và muốn tìm hiểu sâu hơn về các khía cạnh quan trọng trong lĩnh vực này, hãy đọc thêm bài viết trên Blog: Data Analyst cần học gì của ACE Academy. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Data Analytics và lộ trình học chuẩn chỉnh. Bên cạnh đó còn có các phương pháp, kỹ năng cần thiết cho một nhà phân tích dữ liệu chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết về hàm XLOOKUP trong Excel của ACE Academy sẽ đem đến bạn kiến thức hữu dụng. Và có thể áp dụng chúng vào học tập và công việc một cách hiệu quả.
Ngoài ra, nếu bạn muốn trau dồi kỹ năng xử lý dữ liệu, học cách xây dựng các Dashboard động và phát triển nền tảng vững chắc, nâng cao khả năng trực quan hoá dữ liệu và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục với Excel hãy tham khảo khoá học Data Analytics In Excel tại ACE Academy!
Đăng kí học thử khóa học về Data Analytics In Excel tại đây
About the author
Kim Trương
Co-Founder of ACE Academy
Kim Trương, MFIN là chuyên gia tài chính và quản lý rủi ro với kinh nghiệm tại Bosch, ACB và các dự án AI-driven tài chính toàn cầu. Hiện Kim là Project Manager tại Bosch Global Software, đồng thời là Investment Risk Trainer tại ACB Stocks và cố vấn tại Alice&Partners Consulting.Với vai trò co-founder của ACE Academy, giảng viên Kim Trương giảng dạy chuyên đề về phân tích tài chính doanh nghiệp bằng Excel, và tư vấn cho nhiều doanh nghiệp SME trong ngành F&B tại Việt Nam.
