Excel không chỉ là công cụ để nhập liệu, mà còn là một phần mềm đắc lực trong việc tính toán của dân văn phòng. Những phép tính cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia, tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất hay tính trung bình không chỉ là những bước khởi đầu, mà còn là nền tảng vững chắc giúp bạn khám phá những tính năng phức tạp hơn của Excel. Trong bài viết này, ACE Academy sẽ giới thiệu về các hàm cơ bản trong Excel và cách sử dụng chúng một cách hiệu quả.
1. Phép cộng (+) trong Excel
1.1 Phép cộng trong Excel là gì?
Phép cộng trong Excel là một trong những phép tính cơ bản và thường được sử dụng nhất để tính toán các giá trị số học. Bằng cách sử dụng dấu cộng (+), người dùng có thể dễ dàng cộng hai hoặc nhiều số, ô dữ liệu, hoặc các hàm lại với nhau để cho ra kết quả mong muốn. Đây là một công cụ hữu ích trong việc tính tổng, tổng hợp dữ liệu và thực hiện các phép tính cơ bản trong công việc.
1.2 Công thức
=C5 + C6
1.3 Các mẹo và lưu ý khi sử dụng phép cộng:
- Bạn có thể cộng nhiều hơn hai giá trị, ví dụ: =A1 + B1 + C1
- Nếu bạn muốn cộng tất cả các ô trong một dải ô, bạn có thể sử dụng hàm SUM.
2. Phép trừ (-) trong Excel
2.1 Phép trừ trong Excel là gì?
Phép trừ trong Excel là một phép tính cơ bản giúp người dùng trừ một giá trị khỏi một giá trị khác. Bằng cách sử dụng dấu trừ (-), bạn có thể dễ dàng thực hiện các phép toán trừ giữa các số, ô dữ liệu hoặc các hàm. Đây là công cụ hữu ích cho việc tính toán chênh lệch, giảm trừ số liệu và quản lý dữ liệu hiệu quả trong công việc hàng ngày.
2.2 Công thức
=A1 - B1
2.3 Các mẹo và lưu ý khi sử dụng phép trừ:
- Bạn có thể sử dụng phép trừ để tính toán sự khác biệt giữa các giá trị trong báo cáo tài chính.
- Cẩn thận với các ô chứa giá trị âm, vì chúng sẽ ảnh hưởng đến kết quả phép trừ.
- Bạn có thể trừ nhiều hơn hai giá trị
3.Phép nhân (*) trong Excel
3.1 Phép nhân trong Excel là gì?
Phép nhân là phép tính quan trọng khi làm việc với các bộ dữ liệu lớn trong Excel. Phép nhân trong Excel cho phép bạn nhân các giá trị số học với nhau bằng cách sử dụng dấu sao (*). Bạn có thể nhân hai hoặc nhiều số, ô dữ liệu hoặc các hàm để tính ra kết quả. Phép nhân là công cụ quan trọng trong việc tính toán sản lượng, doanh thu, và các phép tính khác liên quan đến nhân số.
3.2. Công thức
=A1 * B1
3.3 Các mẹo và lưu ý khi sử dụng phép nhân:
- Sử dụng dấu sao (*) cho phép nhân các giá trị số.
- Nếu bạn cần nhân nhiều hơn hai giá trị, chỉ cần tiếp tục sử dụng dấu (*) giữa các ô.
- Ví dụ: Để nhân hai số trong ô C5 và D5, bạn nhập:
4. Phép chia (/) trong Excel
4.1 Phép chia trong Excel là gì?
Phép chia trong Excel sử dụng dấu gạch chéo (/) để chia một giá trị cho một giá trị khác. Với phép tính này, bạn có thể dễ dàng thực hiện các phép chia giữa các số, ô dữ liệu hoặc các hàm. Phép chia là công cụ hữu ích trong việc tính toán tỷ lệ, phân chia dữ liệu và quản lý tài chính hiệu quả.
4.2 Công thức
=A1 / B1
4.3 Các mẹo và lưu ý khi sử dụng phép chia:
- Hãy cẩn thận khi chia cho 0, vì Excel sẽ trả về lỗi #DIV/)!
- Ví dụ: Để chia giá trị trong ô C5 và D5, bạn nhập:
5.Tính trung bình (AVERAGE) trong Excel
5.1 Phép tính trung bình (AVERAGE) trong Excel là gì?
Hàm AVERAGE trong Excel được sử dụng để tính giá trị trung bình của một tập hợp số. Khi sử dụng hàm này, Excel sẽ tự động cộng tất cả các giá trị trong phạm vi được chọn. Đồng thời, chia cho số lượng giá trị đó để ra kết quả trung bình. Hàm AVERAGE rất hữu ích trong việc phân tích dữ liệu. Điều đó, giúp xác định giá trị trung bình của một tập hợp thông tin để đưa ra các quyết định chính xác hơn.
5.2 Công thức
=AVERAGE(number1, [number2], ...)
5.3 Các mẹo và lưu ý khi sử dụng hàm AVERAGE
- Nếu tất cả các giá trị trong phạm vi đều là văn bản hoặc các ô trống, hàm AVERAGE sẽ trả về lỗi #DIV/)! vì không có giá trị số nào để tính trung bình.
- Để tránh lỗi này! Bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để kiểm tra lỗi trước khi thực hiện phép tính.
- Để tính trung bình của các giá trị trong các ô từ C4 đến C10, bạn nhập:
6.Tính giá trị lớn nhất (MAX), nhỏ nhất (MIN)
6.1 Giá trị nhỏ nhất ( MIN)
6.1.1 Giá trị nhỏ nhất (MIN) trong Excel là gì?
Hàm MIN trong Excel cho phép bạn tìm giá trị nhỏ nhất trong một tập hợp số. Sẽ giúp xác định và trả về số nhỏ nhất từ các giá trị trong phạm vi được chọn. Hàm MIN rất quan trọng khi bạn cần xác định mức thấp nhất của dữ liệu. Chẳng hạn như chi phí thấp nhất, điểm số thấp nhất, hoặc bất kỳ giá trị tối thiểu nào khác.
6.1.2 Công thức cơ bản của hàm MIN
=MIN(number1, [number2], ...)
Ví dụ: Để tìm giá trị nhỏ nhất trong các ô từ C4 đến C10, bạn nhập:
6.2 Giá trị lớn nhất ( MAX)
6.2.1 Giá trị lớn nhất (MAX) trong Excel là gì?
Hàm MAX trong Excel được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất trong một tập hợp số. Khi sử dụng hàm này, Excel sẽ xác định và trả về số lớn nhất từ các giá trị trong phạm vi được chọn. Hàm MAX rất hữu ích khi bạn cần xác định đỉnh cao nhất của dữ liệu. Chẳng hạn như doanh thu cao nhất, điểm số cao nhất, hoặc bất kỳ giá trị tối đa nào khác.
6.2.2 Công thức
=MAX(number1, [number2], ...)
Ví dụ: Để tìm giá trị lớn nhất trong các ô từ C5 đến C10, bạn nhập:
Pro tips: Tìm hiểu cách sử dụng các hàm cơ bản cũng như các hàm khác. Với hướng dẫn chi tiết và hữu ích từ Microsoft Excel Basic Functions
Tạm kết
Các phép tính cơ bản này là nền tảng giúp bạn thực hiện các phép tính phức tạp hơn trong Excel. Nắm vững chúng sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với các thao tác thủ công.
Hiểu rõ về cách sử dụng và nguyên tắc hoạt động của các phép tính cơ bản sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình xử lí dữ liệu. Nếu bạn đang quan tâm về phân tích dữ liệu và muốn tìm hiểu sâu hơn về các khía cạnh quan trọng trong lĩnh vực này. Hãy đọc thêm bài viết trên Blog: Data Analyst cần học gì của ACE Academy. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Data Analytics và lộ trình học chuẩn chỉnh. Bên cạnh đó còn các phương pháp, kỹ năng cần thiết cho một nhà phân tích dữ liệu chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết về hàm các phép tính cơ bản trong Excel của ACE Academy sẽ đem đến bạn kiến thức hữu dụng và có thể áp dụng chúng vào học tập và công việc một cách hiệu quả.
Ngoài ra, nếu bạn muốn trau dồi kỹ năng xử lý dữ liệu, học cách xây dựng các Dashboard động và phát triển nền tảng vững chắc, nâng cao khả năng trực quan hoá dữ liệu và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục với Excel. Hãy tham khảo khoá học Excel Business & Finance tại ACE Academy!
Đăng kí học thử khóa học về Excel Business & Finance tại đây
