Slide Deck là gì? Bật mí cách viết Action Titles theo McKinsey Slide Deck

Khi truyền tải những thông điệp quan trọng trong bối cảnh kinh doanh, PowerPoint và Canva thường là công cụ được sử dụng nhiều nhất. Mặc dù nội dung của slide đóng vai trò then chốt, nhưng biết cách sử dụng Action Titles chắc chắn sẽ nâng tầm bài thuyết trình của bạn. Đối với ngành Consulting, Action Titles đóng vai trò cực kì quan trọng trong việc truyền tải thông điệp rõ ràng. Giúp biến một slide từ “nhàm chán” thành “ấn tượng”. Và kết nối toàn bộ bài thuyết trình thành một câu chuyện thuyết phục, liền mạch.Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích action titles là gì? Tại sao chúng đóng vai trò quan trọng trong các bài thuyết trình thành công? Đồng thời cung cấp cho bạn các mẹo thực tế để tạo nên các action titles hấp dẫn, chuẩn McKinsey slide deck.

I. Slide Deck là gì?

Slide deck là một tập hợp các slide trình bày được sử dụng để truyền tải thông tin một cách trực quan trong các buổi họp, thuyết trình hoặc hội nghị. Mỗi slide trong slide deck chứa nội dung cụ thể, từ văn bản, hình ảnh đến biểu đồ minh họa. Các doanh nghiệp, nhà tư vấn và diễn giả thường sử dụng slide deck để giúp bài thuyết trình trở nên chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn. Bạn có thể tạo slide deck bằng các công cụ như PowerPoint, Google Slides, Keynote, hoặc các phần mềm trình chiếu khác.”

II. Action Title là gì?

Action title – Tiêu đề hành động – là điểm quan trọng nhất của slide. Được trình bày dưới dạng một câu ngắn gọn và đơn giản. Lý tưởng nhất, tiêu đề hành động nên là ý chính hoặc kết luận “vậy thì sao” của slide. Nếu được thực hiện đúng, chỉ cần đọc Action title, khán giả có thể nắm bắt được thông điệp chính của slide mà không cần đọc nội dung chi tiết.

Tên gọi “Action title” xuất phát từ việc nó chủ động chỉ ra thông điệp chính mà khán giả cần lưu ý. Ngược lại, slide title truyền thống thường chỉ tóm tắt nội dung slide mà không mang lại nhiều thông tin chuyên sâu.

Ví dụ, hãy nhìn vào hai slide trong hình bên dưới.

• Slide trên sử dụng title truyền thống, tóm tắt chính xác nội dung slide nhưng không cung cấp thêm giá trị hay cái nhìn sâu sắc.
• Trong khi đó, slide dưới phải sử dụng Action title, ngay lập tức truyền tải thông điệp chính mà khán giả cần nắm bắt.

Sau khi áp dụng Action Title thì đã giúp Nhấn mạnh hai thông điệp quan trọng mà slide muốn truyền tải:

• Doanh thu thanh toán đã phục hồi sau khủng hoảng.
• Khu vực Châu Á Thái Bình Dương (APAC) đóng góp 56% vào tổng mức tăng trưởng.

III. Tại sao action title quan trọng?

Việc dành nhiều thời gian cho tiêu đề slide có vẻ như là một nhiệm vụ không cần thiết. Nhưng thực tế, action title là một trong những kỹ năng quan trọng mà các nhà tư vấn quản lý được đào tạo và là nền tảng để tạo nên các bài thuyết trình đẳng cấp.

Action title quan trọng vì những lý do sau:

1. Truyền đạt rõ ràng

Action title giúp khán giả ngay lập tức hiểu slide nói về điều gì và tại sao nó quan trọng. Điều này không chỉ giúp khán giả dễ dàng nắm bắt toàn bộ nội dung slide mà còn giúp bạn truyền tải thông điệp chính một cách hiệu quả hơn.

2. Liên kết câu chuyện mạch lạc

Action title giúp kết nối toàn bộ bài thuyết trình thành một câu chuyện liền mạch. Chúng đóng vai trò như xương sống và bản đồ dẫn đường. Giúp cả bạn và khán giả theo dõi được logic cốt lõi và các lập luận. Từ đó hiểu rõ hơn về các khuyến nghị hoặc bước tiếp theo được đề xuất.

3. Công cụ tinh chỉnh

Action title đóng vai trò như một công cụ buộc bạn phải tinh chỉnh và cải thiện slide. Nếu bạn gặp khó khăn khi xây dựng một action title tốt hoặc khi sắp xếp slide trong chuỗi bài thuyết trình, điều đó thường có nghĩa là slide chưa đủ rõ ràng hoặc không cần thiết.

1. Ví dụ: Nếu bạn cảm thấy có quá nhiều ý hay để gói gọn trong một tiêu đề, sai lầm thường gặp là thu nhỏ kích thước phông chữ. Thật ra cách xử lý đúng phải là:
2. Chia slide thành nhiều slide nhỏ với các thông điệp trọng tâm riêng.
3. Loại bỏ dữ liệu hoặc thông tin trên slide không đóng góp vào thông điệp chính.

Hãy xem các ví dụ so sánh giữa tiêu đề truyền thống và action title bên dưới để cảm nhận sức mạnh của action title chuẩn McKinsey slide deck.

IV. Cách viết một action title chuẩn Mckinsey Slide Deck

Việc tạo ra action title có vẻ như là một nghệ thuật. Nhưng thực tế đây là một kỹ năng có thể thành thạo qua luyện tập. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết để giúp bạn xây dựng action title hấp dẫn:

1. Nếu bạn đã có slide:

1. Xác định thông điệp cốt lõi: Trước khi viết action title, hãy xác định rõ thông điệp chính của slide hoặc phần đó. Điều bạn muốn khán giả nhớ nhất khi đọc slide này là gì? Một thông điệp chính duy nhất mà họ cần nắm bắt là gì?
2. Viết tiêu đề đầu tiên Hãy nghĩ về thông điệp cốt lõi đó. Nếu bạn phải nói nó trong phần thuyết minh, bạn sẽ diễn đạt thế nào? Viết phần thuyết minh đó ra giấy – và đó chính là action title của bạn.
3. Chỉnh sửa tiêu đề Tinh chỉnh tiêu đề vừa viết. Đảm bảo tiêu đề có thể hiểu được như một câu độc lập. Sử dụng ngôn ngữ chủ động và diễn đạt rõ ràng một ý nghĩa hoặc thông tin quan trọng.
4. Tối giản nội dung Kiểm tra lại nội dung của slide. Liệu tất cả nội dung có hỗ trợ cho thông điệp cốt lõi mà bạn muốn truyền tải? Loại bỏ hoặc di chuyển bất kỳ nội dung nào không liên quan trực tiếp đến thông điệp chính vào một slide mới. Định dạng lại nội dung còn lại để slide trở nên ngắn gọn, súc tích và hoàn chỉnh.

2. Nếu bạn bắt đầu một bộ Slide thuyết trình mới:

Best practice khi xây dựng action title là viết chúng ngay từ bước đầu tiên của quá trình tạo bài thuyết trình. Điều này giúp đảm bảo sự mạch lạc và rõ ràng ngay từ đầu. Đồng thời tránh việc tạo ra các slide không cần thiết và bị loại bỏ sau này.

A. Chọn framework tổng thể cho câu chuyện của bạn

Toàn bộ bài thuyết trình nên kể một câu chuyện cuốn hút. Nhiều bài thuyết trình tư vấn sử dụng framework SCQA: Situation > Complication > Question > Answer. Ngoài ra, các framework phổ biến khác như Past → Present → Future hoặc Problem → Solution → Evidence cũng rất hiệu quả.

Đọc thêm bài viết này để tìm hiểu về SCR và SCR – SCQA Framework

B. Phác thảo tiêu đề slide

Chia mỗi trang A4 thành bốn phần, mỗi phần đại diện cho một slide. Viết action title ngắn gọn (dưới 15 từ) cho từng slide, biến nó thành tiêu đề của slide đó. Mục tiêu ở đây là chỉ cần đọc tiêu đề, bạn hoặc người khác đã có thể hiểu được nội dung cốt lõi của bài thuyết trình.

C. Phác họa dữ liệu hỗ trợ cho từng slide

Dữ liệu nào sẽ hữu ích? Biểu đồ hay bảng số liệu? Hoặc có thể là một vài gạch đầu dòng với cỡ chữ lớn? Lên ý tưởng sơ bộ về loại dữ liệu (số liệu, văn bản, hình ảnh, v.v.) cần thiết để hỗ trợ tiêu đề của slide và có khả năng thu thập được. Phác họa này có thể thay đổi trong quá trình thực hiện. Nhưng nó giúp bạn ưu tiên những dữ liệu và phân tích quan trọng nhất ngay từ đầu.

D. Tạo bản nháp bài thuyết trình

Tạo các slide trắng trong PowerPoint, chỉ với tiêu đề và có thể thêm ghi chú hoặc khung văn bản mô tả nội dung dữ liệu sẽ hỗ trợ cho slide. Chỉnh sửa tiêu đề slide khi nhập chúng vào PowerPoint, tuân theo các best practice được đề cập trước đó.

E. Đọc lại toàn bộ câu chuyện của bạn

Sau khi đã phác thảo toàn bộ bài thuyết trình, hãy phóng to và chỉ đọc tiêu đề của các slide. Kiểm tra xem câu chuyện có hợp lý và thuyết phục không:

1. Có slide nào “lạc lõng” so với câu chuyện không?
2. Có slide nào thừa không?
3. Có phần nào thiếu logic hoặc còn khoảng trống không?

• Thêm các slide trống chỉ với tiêu đề để lấp đầy khoảng trống và di chuyển các slide không cần thiết ra phía cuối hoặc sang tài liệu khác. Mục tiêu cần đạt chính là một bài thuyết trình mạch lạc, rõ ràng. Với số slide ít nhất có thể.

Mặc dù việc sử dụng action titles có thể được xem như một yếu tố bổ sung không bắt buộc, nhưng thực tế đây là một trong những bí quyết quan trọng nhất để tạo ra những bài thuyết trình chất lượng cao. Đây cũng là một trong những “mẹo” đơn giản nhất để nâng tầm bài thuyết trình của bạn.

V. Best practices để xây dựng action titles chuẩn Mckinsey Slide Deck

1. Cụ thể và rõ ràng

Những action titles mơ hồ hoặc chung chung có thể làm giảm sức mạnh thông điệp và không truyền tải được ý chính. Thay vào đó, hãy tập trung vào sự cụ thể và rõ ràng. Lý tưởng nhất là bao gồm các kết quả định lượng quan trọng nhất. Tiêu đề của bạn cần cung cấp một định hướng rõ ràng và kết quả có thể đo lường được. Không để lại bất kỳ sự mơ hồ nào. Ví dụ:

• Generic: Supply chain processes can be optimized
• Specific: Optimize supply chain processes to reduce costs by 20%

2. Ngắn gọn và súc tích

Action titles cần ngắn gọn và tập trung vào trọng điểm. Lý tưởng nhất, tiêu đề chỉ nên nằm trong một hoặc tối đa hai dòng, không quá 15 từ. Hãy hướng đến sự súc tích nhưng vẫn đảm bảo rõ ràng và hiệu quả. Tuyệt đối không viết tiêu đề dài hơn hai dòng.

1. Too wordy: The analysis conducted shows that profits can potentially be increased by up to 15% by the end of 2027
2. Concise: Analysis shows potential for up to 15% increase in profits by 2027

3. Tập trung vào takeaways chứ không phải tóm tắt

Khán giả của bạn quan tâm đến các kết luận, chứ không phải các quy trình hoặc mô tả. Hãy đảm bảo rằng tiêu đề của bạn phản ánh được thông điệp chính mà họ cần biết.

• Summary: We interviewed experts and key internal stakeholders to identify potential cost-reduction levers
• Conclusion: 8 potential high-impact cost reduction levers identified

Lưu ý: Có thể có những slide mà bạn muốn tóm tắt một quy trình cụ thể. Điều này hoàn toàn ổn, nhưng hãy đảm bảo rằng slide đó chỉ tập trung vào quy trình. Và kết quả được trình bày trong một slide riêng biệt.

4. Cung cấp thông tin giá trị, insightful

Và theo đúng tinh thần của điểm trên, hãy đảm bảo rằng takeaway của bạn thực sự mang lại thông tin giá trị. Đừng viết một action title hiển nhiên đến mức không cung cấp thông tin mới mẻ nào.

1. Not insightful: Focus on sales will help increase revenues
2. Insightful: Direct outreach is the main driver of revenue growth – added focus here can increase revenues by 10-15%

5. Sử dụng active voice

Hãy chọn các từ ngữ khơi gợi hành động và tránh sử dụng các câu hoặc động từ bị động. Điều này giúp tiêu đề của bạn trở nên thu hút và dễ tiếp cận hơn đối với khán giả.

1. Passive: The structure and timeline of the project is determined by the Steering Group
2. Active: Steering Group determines project structure and timeline

6. Prioritize simplicity

Mục tiêu chính của một action title là truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả. Hãy tập trung vào việc tạo ra các tiêu đề truyền tải thông điệp một cách chính xác và luôn ưu tiên sự đơn giản.

1. Complex: Through implementation of efficiency levers, 7.4 M USD in costs per year can potentially be saved
2. Simple: Implementation of efficiency levers can potentially save 7.4 M USD

7. Đảm bảo sự nhất quán

Duy trì sự nhất quán trong các action titles xuyên suốt bài thuyết trình. Cả về phong cách diễn đạt lẫn kích thước phông chữ. Điều này tạo ra sự liên kết chặt chẽ và củng cố mạch truyện chính của bạn.

VI. Tạm kết

Việc tạo ra các action titles hấp dẫn là một kỹ thuật mạnh mẽ có thể nâng cao đáng kể tác động của các bài thuyết trình PowerPoint. Bằng cách thu hút sự chú ý, thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và khơi gợi hành động, action titles có khả năng biến bài thuyết trình của bạn từ bình thường trở nên xuất sắc chuẩn mckinsey slide deck.

Bên cạnh đó, để trở thành một nhà phân tích dữ liệu chuyên nghiệp, tìm hiểu thêm về lộ trình 5 bước quan trọng trong phân tích dữ liệu chuẩn chuyên gia sẽ giúp chặng đường chinh phục thế giới dữ liệu hiện đại của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nếu bạn yêu thích bài viết này, đừng quên khám phá Khoá học phân tích dữ liệu: Data Storytelling Mastery của ACE Academy cùng với các mẫu bài thuyết trình và tài liệu tư vấn – tất cả đều được tạo bởi các cựu chuyên gia tư vấn từ BCG, McKinsey và Bain.