Biểu đồ cột – Hướng dẫn vẽ chi tiết và những lưu ý cần tránh

I. Biểu đồ cột là gì?

Biểu đồ cột, hay còn gọi là biểu đồ thanh (bar chart), là một công cụ trực quan hoá dữ liệu giúp so sánh giá trị giữa các danh mục khác nhau bằng cách sử dụng các cột đứng hoặc ngang. Mỗi cột trong biểu đồ đại diện cho một giá trị hoặc nhóm dữ liệu cụ thể. Chiều cao hoặc chiều dài của cột tỉ lệ thuận với giá trị mà nó biểu thị. Thường được sử dụng để phân tích và so sánh dữ liệu trong các khoảng thời gian, nhóm tuổi, hoặc các danh mục khác. Sử dụng biểu đồ cột giúp người dùng dễ dàng nhận diện xu hướng, sự khác biệt giữa các giá trị trực quan hơn. Tìm hiểu về biểu đồ cột và hướng dẫn vẽ sẽ giúp bạn nắm chắc cách sử dụng biểu đồ này.

Ví dụ: Biểu đồ dưới đây minh họa doanh số bán hàng của ba loại sản phẩm trong sáu tháng đầu năm. Mỗi cột đại diện cho doanh số của từng loại sản phẩm trong mỗi tháng. Bạn có thể dễ dàng so sánh doanh số giữa các tháng và giữa các sản phẩm khác nhau dựa trên chiều cao của các cột.

II. Khi nào nên sử dụng biểu đồ cột?

Bạn nên sử dụng biểu đồ cột khi cần so sánh số lượng hoặc tần suất của các danh mục khác nhau. Đây là công cụ tốt nhất hiển thị sự khác biệt rõ ràng giữa các nhóm dữ liệu riêng biệt.

• Trên trục ngang (trục X): bạn cần một biến phân loại, là các danh mục hoặc các nhóm khác nhau mà bạn muốn so sánh.
• Trên trục dọc (trục Y): bạn biểu diễn giá trị của biến số cần so sánh. Chẳng hạn như doanh số bán hàng, số lượng sản phẩm, hay tỷ lệ phần trăm.

Biểu đồ cột cũng hiệu quả khi bạn muốn so sánh dữ liệu trong các khoảng thời gian khác nhau, như doanh số hàng tháng hoặc hàng quý. Một ví dụ phổ biến khác là khi bạn cần so sánh hiệu suất của nhiều nhóm khác nhau trong cùng một khoảng thời gian.

III. Cách tổ chức dữ liệu để tạo biểu đồ cột

Để tạo biểu đồ hiệu quả, việc tổ chức dữ liệu là bước đầu tiên và rất quan trọng. Dữ liệu thường được sắp xếp trong bảng với ít nhất hai cột. Cột đầu tiên chứa các danh mục hoặc nhóm mà bạn muốn so sánh. Chẳng hạn như thời gian (tháng, quý, năm), sản phẩm, khu vực địa lý, hoặc bất kỳ yếu tố phân loại nào khác. Cột này sẽ đại diện cho trục X (trục hoành) trong biểu đồ của bạn.

Các cột tiếp theo chứa giá trị của các biến số bạn muốn so sánh giữa danh mục hoặc nhóm. Những giá trị này sẽ được biểu diễn trên trục Y (trục tung) của biểu đồ cột. Mỗi cột giá trị sẽ đại diện cho một tập hợp các cột trên biểu đồ. Và chiều cao của mỗi cột sẽ tỷ lệ thuận với giá trị mà nó đại diện.

Ví dụ, nếu bạn đang so sánh doanh số bán hàng của ba loại sản phẩm trong sáu tháng đầu năm, bảng dữ liệu của bạn có thể bao gồm bảy cột: cột đầu tiên chỉ ra tháng (2024-01, 2024-02,…), và ba cột tiếp theo biểu thị doanh số của từng sản phẩm (Product A, Product B, Product C). Các cột giá trị này sẽ tương ứng với các thanh cột trong biểu đồ. Cho phép bạn trực quan hóa và so sánh sự khác biệt giữa các sản phẩm trong mỗi tháng.

1. Cấu trúc dữ liệu ví dụ:

2. Tạo biểu đồ từ bảng dữ liệu:

1. Trục X (Danh mục): Các tháng từ 2024-01 đến 2024-06.
2. Trục Y (Giá trị): Doanh số của các sản phẩm A, B, và C.

Dựa trên cấu trúc dữ liệu này, bạn có thể tạo ra một biểu đồ cột giúp so sánh doanh số của các sản phẩm qua từng tháng. Mỗi cột sẽ đại diện cho một sản phẩm trong một tháng cụ thể. Chiều cao của các cột sẽ giúp bạn dễ dàng nhận thấy sản phẩm nào có doanh số cao hơn hoặc thấp hơn trong mỗi tháng.

3. Những điểm cần lưu ý:

• Đảm bảo sự nhất quán: Các danh mục trong cột đầu tiên nên được sắp xếp theo thứ tự hợp lý (thường là thời gian hoặc mức độ quan trọng).
• Chọn đơn vị thích hợp: Đảm bảo rằng các giá trị trong các cột khác có cùng đơn vị đo lường để so sánh chính xác.
• Lựa chọn độ rộng cột phù hợp: Để tránh làm biểu đồ cột trở nên quá tải và khó đọc, bạn nên giới hạn số lượng cột so sánh trong một biểu đồ nhất định, hoặc sử dụng các biểu đồ nhỏ hơn được xếp cạnh nhau (biểu đồ phụ) nếu cần thiết.

IV. Những Nguyên Tắc Vàng Khi Thiết Kế Biểu Đồ Cột

Sau đây là hướng dẫn những nguyên tắc vàng khi vẽ biểu đồ cột cần lưu ý:

1. Chọn khoảng cách giữa các cột phù hợp:

• Giải thích: Khoảng cách giữa các cột ảnh hưởng lớn đến khả năng đọc của biểu đồ. Nếu cột quá gần nhau, người xem sẽ khó phân biệt các nhóm dữ liệu. Nếu quá xa, biểu đồ có thể thiếu tính liên kết.
• Khuyến nghị: Thử nghiệm với các khoảng cách khác nhau và dựa trên kiến thức chuyên môn về dữ liệu để chọn khoảng cách tối ưu. Đảm bảo rõ ràng và dễ đọc.

Ví dụ về các cột được đặt quá gần nhau, thông tin trở nên khó đọc và gây nhầm lẫn:

2. Sử dụng màu sắc để phân biệt các nhóm

• Giải thích: Màu sắc giúp phân biệt các nhóm dữ liệu trong biểu đồ cột. Với biểu đồ so sánh nhiều nhóm, dùng màu sắc khác nhau mỗi nhóm để nổi bật sự khác biệt.
• Khuyến nghị: Chọn màu sắc nhất quán, dễ phân biệt và không quá sáng hoặc mờ. Giúp người xem dễ dàng so sánh các nhóm.

3. Tránh sử dụng quá nhiều nhóm dữ liệu

• Giải thích: Biểu đồ cột có thể hiển thị nhiều nhóm dữ liệu. Nhưng quá nhiều nhóm có thể làm cho biểu đồ trở nên rối và khó đọc.
• Khuyến nghị: Giới hạn số lượng nhóm để giữ cho biểu đồ rõ ràng và dễ hiểu. Nếu cần so sánh nhiều nhóm, cân nhắc sử dụng các biểu đồ nhỏ hơn hoặc các loại biểu đồ khác như biểu đồ đường hoặc biểu đồ tròn.

Ví dụ: Với bảy nhóm dữ liệu khác nhau được biểu diễn trong cùng một biểu đồ, biểu đồ trở nên rất khó đọc và rối mắt. Điều này làm cho việc so sánh và phân tích thông tin trở nên phức tạp. Người xem có thể gặp khó khăn trong việc nhận diện sự khác biệt giữa các nhóm dữ liệu.

4. Sử dụng cột phụ trong biểu đồ cột (Secondary Axis)

• Giải thích: cột phụ trong biểu đồ cột (thường được hiểu là một dạng của biểu đồ cột kép) là một cột thứ cấp được thêm vào biểu đồ cột chính. Mục đích hiển thị thông tin bổ sung hoặc để so sánh một loại dữ liệu khác biệt. Cột phụ thường có màu sắc hoặc kiểu dáng khác với cột chính để dễ phân biệt.
• Khuyến nghị: Sử dụng cột phụ khi cần so sánh các tập dữ liệu khác nhau. Hoặc khi muốn hiển thị dữ liệu phụ mà không làm lấn át dữ liệu chính. Cột phụ hữu ích khi thể hiện mối quan hệ giữa doanh số bán hàng và lợi nhuận. Hoặc khi cần phân nhóm dữ liệu để so sánh chi tiết.
• Hướng dẫn:

* Chọn dữ liệu: Bôi đen vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ, bao gồm cả dữ liệu cột phụ.

* Chèn biểu đồ cột: Vào tab Insert (Chèn), chọn Column Chart (Biểu đồ cột) và chọn kiểu phù hợp.

* Thay đổi loại biểu đồ cho cột phụ: Nhấp chuột phải vào cột dữ liệu cần làm cột phụ. Chọn Change Series Chart Type (Thay đổi loại biểu đồ của chuỗi). Sau đó chọn Secondary Axis (Trục thứ cấp).

Biểu đồ sẽ hiển thị cột phụ với một trục y thứ hai, giúp bạn so sánh dữ liệu dễ dàng hơn.

Ví dụ: Dưới đây là biểu đồ so sánh doanh thu và lợi nhuận của công ty trong 6 tháng đầu năm. Doanh thu được biểu diễn bằng cột chính màu xanh dương, lợi nhuận là cột phụ màu cam.

5. Kết hợp cùng biểu đồ đường

Biểu đồ cột kết hợp với biểu đồ đường (Line Chart) là cách hiệu quả để trình bày dữ liệu đa chiều và dễ hiểu. Sự kết hợp này hiển thị đồng thời hai loại thông tin khác nhau. Giúp người dùng dễ dàng so sánh và theo dõi xu hướng trực quan. Cụ thể, biểu đồ cột biểu diễn các giá trị cụ thể, chẳng hạn như doanh số bán hàng hàng tháng. Trong khi biểu đồ đường theo dõi xu hướng thay đổi của một yếu tố khác qua thời gian, ví dụ tỷ lệ tăng trưởng doanh số. Điều này giúp phân tích dữ liệu sâu hơn. Làm nổi bật những biến động theo thời gian, cung cấp cái nhìn tổng thể. Sự tương hỗ giữa hai biểu đồ giúp người xem nhận ra mối tương quan. Từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn.

Tìm hiểu thêm về biểu đồ đường và các ứng dụng cụ thể tại đây

V. Các lỗi phổ biến và cách khắc phục

Sau đây là hướng dẫn các lỗi phổ biến khi vẽ biểu đồ cột cần lưu ý:

1. Quá nhiều dữ liệu và mất cân bằng giữa các cột

• Lỗi: Biểu đồ có quá nhiều cột, gây rối và khó đọc. Hoặc các cột không được phân bổ hợp lý, làm cho tỷ lệ giữa các giá trị không chính xác.
• Khắc phục: Chỉ hiển thị dữ liệu quan trọng nhất. Nhóm dữ liệu thành các nhóm lớn hơn, đảm bảo cột có độ cao đúng tỷ lệ với dữ liệu.

2. Thiếu tiêu đề rõ ràng và nhãn trục:

• Lỗi: Biểu đồ không có tiêu đề hoặc tiêu đề không rõ ràng. Trục X và Y không có nhãn hoặc nhãn không rõ ràng.
• Khắc phục: Thêm tiêu đề mô tả nội dung của biểu đồ và đặt nhãn cho các trục X và Y để giải thích ý nghĩa của các giá trị.

3. Sử dụng màu sắc không phù hợp và đo lường không chính xác:

• Lỗi: Màu sắc của các cột khó phân biệt hoặc không nhất quán. Thang đo của trục Y không chính xác.
• Khắc phục: Chọn màu sắc tương phản rõ ràng và nhất quán. Đảm bảo thang đo của trục Y phản ánh đúng tỷ lệ của dữ liệu.

4. Không bắt đầu trục Y từ 0:

• Lỗi: Trục Y không bắt đầu từ 0, có thể làm cho sự khác biệt giữa các giá trị trở nên phóng đại hoặc giảm thiểu, dẫn đến hiểu nhầm.
• Khắc phục: Luôn bắt đầu trục Y từ 0 để đảm bảo sự chính xác và độ tin cậy của biểu đồ. Giúp người xem dễ dàng so sánh các giá trị chính xác hơn.

5. Sử dụng cột 3D gây hiểu lầm:

• Lỗi: Cột 3D có thể làm biến dạng dữ liệu và gây khó khăn trong việc so sánh chính xác các giá trị.
• Khắc phục: Sử dụng biểu đồ cột 2D thay vì 3D để giữ cho dữ liệu được trình bày rõ ràng và dễ so sánh hơn.

6. Sử dụng biểu đồ cột để hiển thị dữ liệu liên tục:

• Lỗi: Biểu đồ cột không phù hợp để hiển thị dữ liệu liên tục như xu hướng theo thời gian. Điều này có thể dẫn đến việc hiểu nhầm dữ liệu.
• Khắc phục: Sử dụng biểu đồ đường hoặc biểu đồ diện để hiển thị dữ liệu liên tục. Giúp người xem dễ dàng nhận thấy các xu hướng và thay đổi theo thời gian.

VI. Tạm kết

Biểu đồ cột là công cụ mạnh mẽ để trình bày dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu. Việc nắm vững hướng dẫn vẽ biểu đồ cột và nhận diện các lỗi phổ biến sẽ giúp bạn cải thiện khả năng phân tích dữ liệu. Giúp người xem dễ dàng hiểu và so sánh các dữ liệu quan trọng. Từ đó tạo ra những báo cáo đáng tin cậy.

Là một phần vô cùng quan trọng trong ngành phân tích dữ liệu, biểu đồ hỗ trợ bạn kể được câu chuyện data từ các con số khô khan. Giúp bạn tự tin hơn khi bước chân vào ngành phân tích dữ liệu. Bên canh đó, có một kế hoạch học tập sẽ giúp bạn tạo ra sự khác biệt lớn. Bạn cần phải hiểu và xây dựng cho mình một lộ trình học tập hiệu quả nếu bạn muốn thành thạo về dữ liệu và bộ công cụ.

Để học thêm và thành thạo nhiều kĩ năng về chart nói riêng và Excel nói chung, tham khảo ngay khóa học “Data Analytics in Excel” hay “Data Analysis for Business Professional” tại ACE Academy. Khóa học này sẽ giúp bạn thông thạo mọi kĩ năng xử lí dữ liệu. Thành thạo moi kỹ năng về trực quan hóa dữ liệu với cơ hội nghề nghiệp rộng mở. Bắt đầu hành trình của bạn ngay hôm nay với các khóa học của ACE Academy để trở thành một chuyên gia phân tích dữ liệu thành công!

Hi vọng bài viết hướng dẫn này sẽ giúp bạn thành công khi vẽ biểu đồ cột. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn biết thêm thông tin về các khóa học, đừng ngần ngại liên hệ với ACE.